Surveillance des salariés

Formalités préalables aux contrôles

Information et consultation du CE et du CHSCT - Le comité d’entreprise* (CE) doit être informé et consulté [à défaut, les délégués du personnel (DP)] sur les moyens ou techniques permettant un contrôle de l’activité des salariés, préalablement à la décision de sa mise en œuvre dans l’entreprise (c. trav. art. L. 2323-32).

Attention… L’obligation de consulter et d’informer le CE s’applique, y compris si le traitement en cause échappe à l’obligation déclarative auprès de la CNIL car il ne contient pas de données personnelles (cass. soc. 19 mars 2008, n° 06-42284 D).

Le cas échéant, le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail doit être informé et consulté sur les matières relevant de sa compétence (ex. : en cas de décision d’aménagement important modifiant les conditions d’hygiène et de sécurité ou les conditions de travail) c. trav. art. L. 4612-8
Il doit être consulté avant le CE (circ. DRT 93-15 du 25 mars 1993).

À noter… Les DP ont un droit d’alerte, notamment en cas d’atteinte aux libertés individuelles

Par exemple, des DP peuvent exercer leur droit d’alerte s’agissant des conditions de consultation des messageries électroniques de certains salariés (cass. soc. 17 juin 2009, n° 08-40274, BC V n° 153).

Information des salariés

Si l’employeur a le pouvoir de contrôler et de surveiller l’activité de son personnel pendant le temps de travail, il ne peut mettre en œuvre un dispositif de contrôle clandestin et, à ce titre, déloyal.
Le moyen de preuve ainsi obtenu est illicite (cass. soc. 4 juillet 2012, n° 11-30266 FSPB).

Par ailleurs, aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance (c. trav. art. L. 1222-4). Cette prescription vise notamment les systèmes de vidéosurveillance et de badgeuse de contrôle des entrées et sorties des salariés, détecteurs magnétiques, autocommutateurs téléphoniques, etc. Dans tous les cas, en application de la loi « Informatique et libertés », les salariés doivent être informés individuellement de l’existence des traitements contenant des données personnelles les concernant par note, affichage, publication dans le journal interne, courriel, etc. (loi 78-17 du 6 janvier 1978 ; « www.cnil.fr »).

À noter… La simple surveillance d’un salarié faite sur les lieux du travail par son supérieur hiérarchique est possible, même en l’absence d’information préalable du salarié (cass. soc. 26 avril 2006, n° 04-43582, BC V n° 145).

Déclaration à la CNIL

Si le contrôle mis en place consiste en un traitement automatisé de données personnelles, il doit, le cas échéant, faire l’objet d’une déclaration de fichiers à la CNIL, sauf si, pour certains traitements, un correspondant informatique et libertés* a été désigné. Selon les cas, une autorisation préalable de la CNIL est nécessaire.

Inscription dans le règlement intérieur

Certains dispositifs de contrôle des salariés sont à inscrire dans le règlement intérieur, dans la mesure où ceux-ci s’apparentent notamment à des règles générales et permanentes relatives à la discipline susceptibles de donner lieu à des sanctions disciplinaires. Dans ce cas, la procédure spécifique de modification du règlement intérieur doit être respectée, en plus des étapes ici décrites (circ. DGT 2008-22 du 19 novembre 2008).
Principes à respecter

Contrôle justifié et proportionné

L’employeur ne peut apporter aux droits des salariés et à leurs libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnées au but recherché (c. trav. art. L. 1121-1). Tout système de surveillance des salariés doit donc aussi répondre à ces deux conditions.

Respect de la vie privée

Quel que soit le dispositif de contrôle mis en place, il ne doit pas porter atteinte à la vie privée des salariés.

Alcootest

Les dispositions d’un règlement intérieur permettant d’établir sur le lieu de travail l’état d’ébriété d’un salarié en recourant à un contrôle de son alcoolémie sont licites, dès lors que les modalités de ce contrôle en permettent la contestation et qu’il s’agit d’éviter, compte tenu de la nature du travail confié au salarié, que son état d’ébriété puisse exposer les personnes ou les biens à un danger (cass. soc. 22 mai 2002, n° 99-45878, BC V n° 176). Si ces conditions sont réunies, un contrôle positif peut justifier un licenciement pour faute, éventuellement pour faute grave (cass. soc. 24 février 2004, n° 01-47000, BC V n° 60).

Alertes professionnelles

Définition

Un dispositif d’alerte professionnelle consiste en l’organisation des modalités selon lesquelles les salariés, ou toute autre personne exerçant une activité dans l’entreprise, peuvent signaler au chef d’entreprise ou, éventuellement, à d’autres personnes désignées à cet effet, des problèmes pouvant sérieusement affecter l’activité de l’entreprise ou engager gravement la responsabilité de l’employeur. L’alerte professionnelle peut être mise en place par décision unilatérale de l’employeur ou par voie négociée (au niveau de la branche, du groupe, de l’entreprise ou de l’établissement).

À noter… Ce dispositif peut prendre la forme, par exemple, d’un numéro de téléphone ou d’une adresse électronique dédiée.

Utilisation facultative

L’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative. Le salarié doit en effet pouvoir, s’il souhaite alerter sur des dysfonctionnements qu’il constate, s’adresser aux institutions existantes dans leurs domaines respectifs (ex. : les délégués du personnel, le délégué syndical). L’anonymat doit pouvoir être conservé, particulièrement dans le cas de signalements particulièrement lourds ou sensibles (circ. DGT 2008-22 du 19 novembre 2008).

Autorisation préalable de la CNIL

L’entreprise qui souhaite organiser un dispositif d’alerte sous la forme d’un traitement automatisé de données à caractère personnel doit, en principe, le soumettre à l’autorisation préalable de la CNIL (loi 78‑17 du 6 janvier 1978, art. 25-I, 4°). Toutefois, la CNIL a adopté une décision d’autorisation unique qui simplifie la procédure d’autorisation (délib. CNIL 2005-305 du 8 décembre 2005, JO du 4 janvier 2006).

Cette procédure simplifiée permet aux entreprises de certifier que leur dispositif d’alerte correspond à une obligation législative ou réglementaire de droit français visant à l’établissement de procédures de contrôle interne dans les domaines financier, comptable, bancaire et de la lutte contre la corruption (délib. CNIL 2005-305 du 8 décembre 2005, JO du 4 janvier 2006). Dans cette hypothèse, la CNIL se contente de prendre acte de l’engagement de conformité adressé par l’entreprise.

Attention… Dès lors que le dispositif permet aussi de signaler des faits mettant en jeu l’intérêt vital de l’entreprise, ou l’intégrité physique ou morale des salariés, il ne relève pas de la procédure simplifiéee et nécessite une autorisation préalable (cass. soc. 8 décembre 2009, n° 08‑17191, BC V n° 276 ; délib. CNIL 2010-369 du 14 octobre 2010, JO du 8 décembre).

Si les alertes sont gérées de manière non automatisée, les garanties relatives au traitement des données personnelles, prévues par la loi informatique et libertés, s’appliquent quand même (ex. : obligation d’assurer la confidentialité des données).

Badgeuse

Aucun reproche ne peut être fait à un salarié qui a refusé d’utiliser la badgeuse alors que le système n’a pas été déclaré à la CNIL (cass. soc. 6 avril 2004, n° 01-45227, BC V n° 103).

À noter… La responsabilité pécuniaire d’un salarié à l’égard de l’employeur ne peut résulter que de sa faute lourde. En dehors de ce cas, l’employeur ne peut pas retenir sur le salaire le prix du nouveau badge qui avait été détérioré par le salarié (cass. soc. 20 avril 2005, n° 03-40069, BC V n° 148).


Biométries

Les dispositifs biométriques sont soumis à l’autorisation de la CNIL. Toutefois, elle encadre les modalités d’utilisation et simplifie les formalités déclaratives de certains dispositifs biométriques : le contour de la main pour le contrôle d’accès, la gestion des horaires et de la restauration sur les lieux de travail, l’empreinte digitale exclusivement enregistrée sur un support individuel pour le contrôle de l’accès aux locaux sur les lieux de travail, ou le contrôle de l’accès aux locaux de travail via un dispositif de reconnaissance du réseau veineux des doigts de la main (délib. CNIL 2006-101 du 27 avril 2006 ; délib. CNIL 2006-102 du 27 avril 2006 ; délib. CNIL 2009-316 du 17 mai 2009, JO du 21).

Les lecteurs d’empreintes digitales installés sur certains ordinateurs relèvent aussi d’un dispositif de déclaration simplifiée (délib. CNIL 2011-74 du 10 mars 2011).

Courrier dans l’entreprise

Aucune disposition législative ou réglementaire n’autorise ou n’interdit pour les salariés de recevoir du courrier personnel dans l’entreprise. Toutefois, selon l’administration, le règlement intérieur* peut prévoir que le salarié ne devra pas se faire adresser de courrier personnel sur son lieu de travail. Le salarié qui ne respecterait pas une telle clause s’exposerait à des sanctions disciplinaires. Aussi, afin de prévenir tout différend, le salarié susceptible de recevoir du courrier, fût-ce malgré lui, aura-t-il intérêt à solliciter l’accord préalable de son employeur.

En revanche, l’employeur ne peut pas procéder ou faire procéder à l’ouverture de ce courrier dès lors qu’il apparaît clairement que celui-ci est personnel. Une clause d’un règlement intérieur prévoyant l’ouverture du courrier adressé aux salariés doit être considérée comme illégale en raison de la violation du principe du secret de la correspondance (c. pén. art. 226-15 ; QE 25053, JO AN 15 novembre 1999, p. 6586).

Reste à déterminer dans quels cas un courrier reçu dans l’entreprise doit être considéré comme un courrier privé et donc protégé par le secret des correspondances. Les enveloppes qui parviennent au lieu du travail avec les seules mentions du nom du destinataire et de l’adresse de l’entreprise, sans indication externe du caractère privé de leur contenu, sont à considérer comme professionnelles et non personnelles (cass., ch. mixte, 18 mai 2007, n° 05-40803, B. ch. mixte n° 3 ; cass. crim. 16 janvier 1992, n° 88-85609 D ; cass. crim. 16 mars 2004, n° 03-82261 D).
Accès aux documents de travail

Les documents que le salarié détient dans le bureau que l’entreprise met à sa disposition sont présumés avoir un caractère professionnel, sauf s’il les a identifiés comme étant personnels (cass. soc. 18 octobre 2006, n° 04-47400, BC V n° 308). L’employeur a donc accès à ces documents professionnels sans qu’il soit nécessaire que le salarié concerné soit présent. Cela l’autorise, le cas échéant, à se servir de ces documents pour prouver une faute du salarié sans qu’il soit nécessaire, pour la validité de cette preuve, que le salarié ait été présent au moment où l’employeur a accédé à ces documents.

À l’inverse, si le salarié a identifié comme personnels les documents qu’il détient, l’employeur n’y a accès que si le salarié est présent ou, du moins, a été appelé.
Fichiers informatiques, Internet et courrier électronique

Géolocalisation

Connaître la position géographique d’un salarié - La géolocalisation permet aux employeurs de prendre connaissance de la position géographique, à un instant donné ou en continu, des salariés par la localisation d’objets dont ils ont l’usage (badge, téléphone mobile) ou des véhicules qui leur sont confiés.

Respect de la loi Informatique et libertés - La géolocalisation porte sur des données à caractère personnel, dans la mesure où elle permet de connaître les déplacements d’un salarié. En conséquence, elle relève de la loi Informatique et libertés (loi 78-17 du 6 janvier 1978, JO du 7).

Déclaration préalable à la CNIL

Un dispositif permettant la géolocalisation des salariés via leur véhicule est un traitement automatisé de données à caractère personnel que l’employeur doit déclarer à la CNIL préalablement à sa mise en œuvre. Si le traitement envisagé répond aux conditions définies par la CNIL dans sa norme simplifiée, l’employeur peut bénéficier de la procédure de déclaration simplifiée (délib. CNIL 2006-66 et 2006-67 du 16 mars 2006, JO du 3 mai ; « www.cnil.fr »)

Un système de géolocalisation ne peut pas être utilisé par l’employeur pour d’autres finalités que celles qui ont été déclarées à la CNIL et dont a été informé le salarié (cass. soc. 3 novembre 2011, n° 10‑18036 FSPBRI).

Respect du principe de proportionnalité

La géolocalisation doit aussi être conforme au code du travail, et notamment être justifiée par la nature de la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché (c. trav. art. L. 1121-1).

Ainsi, l’utilisation d’un système de géolocalisation pour assurer le contrôle de la durée du travail d’un salarié n’est licite que lorsque ce contrôle ne peut pas être fait par un autre moyen. Elle n’est pas en revanche justifiée lorsque le salarié dispose d’une liberté dans l’organisation de son travail (cass. soc. 3 novembre 2011, n° 10-18036 FSPBRI).

Prise d’acte de la rupture en cas d’utilisation illicite de la géolocalisation

Si l’employeur utilise un système de géolocalisation de façon injustifiée et le détourne de sa finalité telle que déclarée à la CNIL (voir ci-avant), le salarié concerné peut prendre acte de la rupture de son contrat de travail, cette prise d’acte de la rupture* produisant les effets d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse (cass. soc. 3 novembre 2011, n° 10-18036 FSPBRI).

Fouille pour des raisons de sécurité

La fouille des salariés peut être organisée pour des raisons de sécurité. De plus, elle doit être effectuée en respectant une décence élémentaire et en privilégiant l’utilisation d’appareils de détection (circ. DRT 1983-5 du 15 mars 1983). Des circonstances exceptionnelles à la suite d’attentats et d’alerte à la bombe peuvent aussi justifier des mesures exceptionnelles de sécurité. Dans ce cas, une société peut valablement exiger, après avoir informé le personnel par note, l’ouverture des sacs, à titre temporaire, devant les agents de sécurité, après consultation du CE et du CHSCT (cass. soc. 3 avril 2001, n° 98-45818, BC V n° 115).

Fouille pour rechercher des objets volés

La fouille liée à la recherche d’objets volés relève normalement de la seule compétence des officiers de police judiciaire. Toutefois, l’employeur peut organiser une fouille des sacs des salariés dans un contexte de disparitions renouvelées et rapprochées d’objets ou de matériels appartenant à l’entreprise. Néanmoins, il ne peut, sauf circonstances exceptionnelles, ouvrir les sacs appartenant aux salariés pour en vérifier le contenu qu’avec leur accord et après les avoir avertis de leur droit de s’y opposer et d’exiger la présence d’un témoin (cass. soc. 11 février 2009, n° 07-42068, BC V n° 40 ; circ. DRT 1983-5 du 15 mars 1983). Faute de quoi, la fouille ne serait pas une preuve valable.

À noter… Les « circonstances exceptionnelles » qui pourraient dispenser l’employeur d’obtenir l’accord des salariés et de les informer sur leurs droits ne sont pas définies. L’employeur est donc invité à se montrer prudent.

Il est conseillé, pour éviter des contestations ultérieures, de recueillir l’accord du salarié en présence d’autres salariés. En toute hypothèse, la vérification doit s’effectuer dans des conditions qui préservent l’intimité des salariés à l’égard de personnes étrangères à l’opération de fouille (circ. DRT 1983‑5 du 15 mars 1983). Si le salarié refuse que son sac soit contrôlé, l’employeur peut faire appel à un officier de police judiciaire. En pratique, l’opération est délicate, l’employeur ne pouvant pas retenir le salarié en attendant l’arrivée de cet officier sauf en cas de flagrant délit (c. proc. pén. art. 73 et c. pén. art. 311-3).

Le règlement intérieur peut prévoir l’éventualité d’une ouverture des sacs des salariés pour rechercher des objets volés s’il précise :

- que le salarié doit être averti de son droit de s’opposer à un tel contrôle et d’exiger la présence d’un témoin (ex. : un autre membre du personnel) (cass. soc. 8 mars 2005, n° 02-47123 D) ;

- que ce contrôle sera effectué dans des conditions préservant la dignité et l’intimité de la personne (circ. DRT 1983-5 du 15 mars 1983 ; CE 11 juillet 1990, n° 86022 ; CE 26 novembre 1990, n° 96565) comme, par exemple, dans un local hors de vue du personnel.

Exemple

Le règlement intérieur d’un magasin précisait notamment que le contrôle des sacs devait être fait par le directeur du magasin, en présence d’un tiers appartenant à l’entreprise ou d’un représentant du personnel.

Or, un agent de sécurité avait pris l’initiative de fouiller le cabas d’une hôtesse de caisse après que celle-ci eut déclenché l’alarme des portiques de détection en quittant le magasin. Peu importe que l’agent ait alors trouvé un lecteur DVD portable d’une valeur de 150 €. Les garanties posées par le règlement intérieur n’ayant pas été respectées, le licenciement pour vol de la salariée était dénué de cause réelle et sérieuse (cass. soc. 2 mars 2011, n° 09‑68546 D).

Fouille des vestiaires et des armoires individuelles

L’employeur ne peut procéder à l’ouverture de l’armoire individuelle d’un salarié :

- que dans les cas et aux conditions prévus par le règlement intérieur, la fouille devant être justifiée par un risque ou un événement particulier (ex. : nettoyage, impératif de sécurité) ;

- qu’en présence de l’intéressé ou une fois celui-ci prévenu (cass. soc. 11 décembre 2001, n° 99‑43030, BC V n° 377). Le salarié peut exiger la présence d’un témoin (CE 22 avril 1988, n° 72908 ; CE 26 novembre 1990, n° 95565).

S’agissant de vestiaires non identifiés, leur ouverture par l’employeur est licite si :

- le salarié a été personnellement avisé par affichage sur son propre vestiaire de la date d’ouverture de tout vestiaire ni identifié ni revendiqué (en l’espèce, 3 semaines) ;

- l’ouverture des vestiaires non identifiés a lieu, en présence d’un représentant du personnel et d’un agent de sécurité, dans les conditions prévues par un accord collectif (cass. soc. 15 avril 2008, n° 06-45902, BC V n° 85).

Attention… Contrairement aux vestiaires et armoires individuels, l’employeur peut procéder à l’ouverture du coffre individuel du salarié, affecté à un usage exclusivement professionnel, comme cela est prévu par le règlement intérieur, même en l’absence de celui-ci et en dehors de son information préalable quand il s’agit de coffres permettant le dépôt, par chaque salarié, de fonds de caisse. La vérification du coffre est alors régulière et la sanction prononcée à l’encontre du salarié contrevenant est justifiée (cass. soc. 21 octobre 2008, n° 07-41513, BC V n° 193).

Preuves issues des contrôles

Validité de la preuve

Dans le cas où l’employeur n’a pas respecté les règles de mise en place des dispositifs de contrôle (ex. : le salarié est surveillé à son insu), la preuve tirée de ces dispositifs de contrôle n’est pas licite. Cela signifie que l’employeur ne peut pas l’invoquer pour établir la faute du salarié. Le licenciement qui serait prononcé sur ce fondement serait sans cause réelle et sérieuse (cass. soc. 20 novembre 1991, n° 88-43120, BC V n° 519 ; cass. soc. 4 juillet 2012, n° 11-30266 FSPB).

Exemple

Il en est ainsi lorsque l’employeur contrôle ses salariés sans information ni consultation préalables du CE et des salariés, malgré une consultation du CHSCT (cass. soc. 7 juin 2006, n° 04-43866, BC V n° 206).

Recours à un détective privé ou à une filature

Un employeur ne peut pas recourir aux services d’un détective privé pour recueillir la preuve de la faute d’un de ses salariés sans l’en avoir préalablement informé (cass. soc. 23 novembre 2005, n° 03-41401, BC V n° 333).

Dans le même ordre d’idées, l’employeur ne peut pas organiser la filature d’un salarié dans la mesure où un tel procédé implique nécessairement une atteinte à la vie privée, insusceptible d’être justifiée, eu égard à son caractère disproportionné, par les intérêts légitimes de l’entreprise. Les résultats de cette filature constituent un moyen de preuve illicite (cass. soc. 26 novembre 2002, n° 00-42401, BC V n° 352).

Recours à un huissier

L’employeur peut faire appel à un huissier pour qu’il constate la faute d’un salarié. Il s’agit d’un mode de preuve licite, à moins qu’il n’ait été obtenu de manière frauduleuse ou déloyale (cass. soc. 5 juillet 1995, n° 92-40050, BC V n° 237). Si un huissier ne se borne pas à faire des constatations matérielles mais recourt à un stratagème pour confondre un salarié, son constat ne peut pas être retenu comme preuve licite (cass. soc. 18 mars 2008, n° 06-40852, BC V n° 65).

L’huissier doit se contenter d’effectuer des constatations purement matérielles dans un lieu ouvert au public et procéder à d’éventuelles auditions afin d’éclairer ses constatations (cass. soc. 19 janvier 2005, n° 02-44082 D ; cass. soc. 6 décembre 2007, n° 06‑43392 D).

Attention… Le constat d’huissier ne constitue pas un procédé clandestin de surveillance des salariés nécessitant l’information préalable du salarié (CE 7 juin 2000, n° 191828 ; cass. soc. 10 octobre 2007, n° 05-45898 D).

En principe, l’employeur ne peut pas, sous peine de violer le secret des correspondances, prendre connaissance des messages personnels émis par le salarié et reçus par lui grâce à un outil informatique mis à sa disposition pour son travail. Toutefois, il peut demander en justice l’intervention d’un huissier pour accéder à ces mails .